「労働条件通知書と雇用契約書、どちらを渡せばいいの？」「両方必要なの？」採用実務を担当する方から、こうした質問をよくいただきます。
名称が違うだけで同じもの、と思っている方もいれば、全く別のものと捉えている方もいます。実は、法律上の位置づけと役割がそれぞれ異なり、どちらをどのように使うかを正しく理解しておかないと、後から労働トラブルの原因になることもあります。今回は、両者の違いと実務での使い方をわかりやすく解説します。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、会社が従業員を雇い入れる際に、労働条件を書面で明示するための書類です。労働基準法第15条により、会社は従業員を採用する際に、一定の労働条件を書面で明示することが義務付けられています。
つまり、労働条件通知書は「会社が一方的に従業員へ条件を通知するもの」であり、法律上の交付義務がある書類です。従業員のサインや押印は不要で、会社側が作成・交付するだけで法律上の義務を果たすことができます。
明示が義務付けられている主な項目
絶対的明示事項（必ず書面で明示しなければならないもの）は以下のとおりです。
・労働契約の期間 ・就業場所・従事する業務の内容 ・始業・終業時刻、休憩時間、休日、時間外労働の有無 ・賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締切・支払いの時期 ・退職に関する事項（解雇事由を含む）
これらは口頭だけで伝えることは認められておらず、書面で明示しなければなりません。
雇用契約書とは
雇用契約書とは、会社と従業員が労働条件について合意したことを示す書類です。双方が署名・押印（または記名・捺印）することで、「この条件で働くことに双方が合意した」という事実を証明します。
雇用契約書の作成・交付は、労働基準法上の義務ではありません。しかし、後から「そんな条件は聞いていない」「契約内容が違う」といったトラブルを防ぐうえで、実務上は非常に重要な書類です。
両者の主な違い
| 労働条件通知書 | 雇用契約書 | |
| 法的義務 | あり（労働基準法第15条） | なし |
| 性質 | 会社から従業員への一方的な通知 | 双方の合意を示す契約書 |
| 署名・押印 | 不要 | 必要（双方） |
| 目的 | 労働条件の明示 | 合意内容の確認・証明 |
| トラブル防止効果 | 条件を伝えた証拠になる | 合意した証拠になる |
「兼用書式」という実務上の対応
実務では、労働条件通知書と雇用契約書を一体化した「労働条件通知書兼雇用契約書」を使用する会社が多く見られます。
この兼用書式は、一枚の書類に労働条件の明示事項をすべて盛り込み、双方が署名・押印する形式をとります。こうすることで、法律上の明示義務を果たしつつ、双方の合意の証拠も同時に残すことができます。
書類の枚数を減らして管理を簡素化できる点でも、中小企業には使いやすい方法です。
よくある間違いと注意点
① 口頭だけで済ませている
「採用面接のときに条件を説明したから大丈夫」という対応は、法律上認められません。絶対的明示事項は必ず書面で交付する必要があります。書面の交付がないまま採用した場合、労働基準法違反となるほか、後から「聞いていた条件と違う」と主張されたときに会社側が反論できなくなります。
② パート・アルバイトへの対応が漏れている
労働条件の明示義務は、正社員だけでなくパートタイマーやアルバイト、有期雇用の従業員にも同様に適用されます。さらに、パートタイム・有期雇用労働法により、正社員との待遇差の内容・理由についての説明義務も加わります。「短期のバイトだから」という理由で省略することはできません。
③ 記載内容が就業規則と一致していない
労働条件通知書や雇用契約書に書かれた内容が、就業規則の内容と食い違っている場合、後からトラブルになることがあります。賃金・休日・退職に関する事項などは、就業規則との整合性を必ず確認したうえで作成してください。
⑤ 契約更新・変更時の対応を忘れている
有期雇用（パート・アルバイト・契約社員など）の契約を更新・変更する際にも、改めて労働条件の明示が必要です。更新のたびに書面を交付する習慣をつけておきましょう。
電子化（電磁的方法）での交付について
労働条件通知書について、労働者が希望した場合には、メールやクラウドサービス等の電磁的方法で交付することが認められています。ペーパーレス化を進めたい会社にとっては、積極的に活用できる制度です。
ただし、電子交付には「従業員が希望していること」が前提となります。会社の都合だけで一方的に電子化することはできません。また、従業員がいつでも確認・印刷できる環境を確保することも必要です。
まとめ
「労働条件通知書は法律上の義務」「雇用契約書は双方合意の証明」この違いを押さえたうえで、実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」として一体化して運用するのがスムーズです。
どちらの書類も、採用のたびに確実に交付し、写しを保管しておくことが重要です。「なんとなく使っているひな型があるが、内容が正しいか自信がない」という場合は、一度専門家に確認してもらうことをおすすめします。
「今使っている労働条件通知書の内容が正しいか確認したい」「パートや契約社員の雇用書類も整備したい」「就業規則と雇用契約書の内容が合っているか見直したい」こうしたお悩みをお持ちの経営者・人事担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。
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