有給休暇の付与義務と年5日取得義務の正しい管理方法

年次有給休暇（以下「有給休暇」）は、労働者が一定の要件を満たすことで法律上当然に発生する権利です。2019年4月の労働基準法改正により、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、会社は年5日の有給休暇を取得させる義務が課されました。
「有給休暇の管理は難しい」「違反するとどうなるの？」といったご相談は弊所にも多く寄せられます。本コラムでは、有給休暇の付与ルールから年5日取得義務の正しい管理方法まで、実務に即して解説します。

有給休暇の付与要件と付与日数

付与の要件
有給休暇は、次の2つの要件を満たした従業員に付与する義務があります。
● 雇入れの日から6か月間、継続して勤務していること
● その6か月間の全労働日の8割以上出勤していること
正社員だけでなく、パートタイム・アルバイト・契約社員など、雇用形態を問わず上記の要件を満たせば有給休暇が発生します。「うちのパートには有給はない」というのは誤りですので注意が必要です。

付与日数
継続勤務年数に応じた付与日数は以下のとおりです。付与された有給休暇は2年間繰り越すことができます（時効2年）。

※ 週所定労働日数が４日以下かつ週所定労働時間が30時間未満のパートタイム労働者については、所定労働日数に応じた「比例付与」の規定が適用されます。

年5日取得義務とは

制度の概要
2019年4月1日より、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、使用者（会社）は、付与日（基準日）から1年以内に5日間の有給休暇を取得させなければならないと定められました（労働基準法第39条第7項）。
違反した場合は、30万円以下の罰金が科される可能性があります。従業員1人につき1件の違反として扱われるため、対象者が多いほどリスクが高まります。

「取得させる」とはどういう意味か
年5日の取得義務は、従業員が自ら申請した有給休暇の日数をカウントするだけでなく、会社が積極的に取得を促し、必要であれば取得時期を指定する（時季指定）ことを求めています。具体的には、次の3つのいずれかの方法で5日分を確保します。
● 従業員が自ら申請・取得した有給休暇
● 会社が時季を指定して取得させた有給休暇
● 計画年休制度（労使協定に基づき会社があらかじめ計画的に付与するもの）
会社が時季指定を行う際は、事前に従業員の意見を聴取し、できる限りその意見を尊重することが求められています。

カウント対象に関する注意点
年5日の取得義務のカウントにあたっては、以下の点に注意が必要です。
● 半日単位の有給休暇は0.5日としてカウント可能
● 時間単位の有給休暇はカウント対象外（時間単位の取得のみでは5日分に算入できない）
● 繰越分の有給休暇を取得した場合も、当該基準日の取得日数としてカウント可能

管理の実務ポイント

年次有給休暇管理簿の作成・保存
2019年の法改正により、会社は「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存する義務が課されています。管理簿には次の事項を記載する必要があります。
● 有給休暇の取得時季（取得した日付）
● 取得日数
● 基準日（付与日）
勤怠管理システムに管理機能が備わっている場合は積極的に活用しましょう。紙台帳での管理も可能ですが、記載漏れや保存管理には十分に注意が必要です。

取得が5日に満たない従業員への対応
基準日から1年が経過する時点で、取得日数が5日に満たない従業員がいる場合、会社は速やかに時季指定を行い、残りの日数を取得させる必要があります。
「取得を促したが従業員が断った」という場合でも、会社側の法的義務は免れません。従業員が取得を拒む場合には、業務の調整や代替要員の確保など、会社として積極的に対応することが求められます。
【対応の流れ】① 基準日から半年経過時点で取得状況を確認　② 残り日数が少ない従業員には個別に取得を促す　③ 基準日から1年終了の1〜2か月前に最終確認し、必要に応じて時季指定を実施

就業規則への記載
時季指定による有給休暇の付与を行う場合は、あらかじめ就業規則に「会社は年5日の取得義務を果たすため、必要に応じて取得時季を指定することがある」旨を定めておく必要があります。
就業規則に記載がないまま時季指定を行うことはできません。まだ対応していない会社はお早めにご確認ください。

よくある誤りと注意点

「小さい会社には義務がない」
年5日取得義務は、業種・業態・会社規模を問わず、すべての使用者に適用されます。「従業員が少ないから関係ない」ということはありません。

「本人が取りたくないと言えばよい」
従業員が有給休暇の取得を希望しない場合でも、会社側の取得させる義務は消滅しません。本人の意思のみを理由に放置することは法令違反となります。

「時間単位の有給を多く取らせれば5日分になる」
時間単位の有給休暇は、年5日取得義務のカウント対象には含まれません。半日単位（0.5日）はカウント可能ですが、時間単位のみでは5日分を満たすことができない点に注意が必要です。

「管理監督者は年5日取得義務の対象外だ」
労働基準法上の「管理監督者」は、労働時間・休憩・休日に関する規定の適用が除外されます。しかし、有給休暇に関する規定はこの除外の対象ではありません。管理監督者であっても、有給休暇は付与されますし、年5日取得義務の対象にもなります。
「うちの管理職は管理監督者だから有給の管理は不要」と思い込んでいる会社は少なくありませんが、これは誤りです。管理監督者についても、他の従業員と同様に取得状況を把握・管理する必要があります。

まとめ

有給休暇の管理は、単に日数を把握するだけでなく、付与要件の確認・管理簿の整備・取得状況の定期チェック・就業規則の整備など、複数の対応が必要です。
特に年5日取得義務は罰則規定のある制度であり、「知らなかった」では済まされません。管理体制を今一度見直し、従業員が安心して有給休暇を取得できる職場環境を整えることが、会社の信頼向上にもつながります。
有給休暇の管理方法や就業規則の整備についてご不明な点がございましたら、お気軽に弊所までご相談ください。